Warum outsourcen?

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Heute müssen sich deutsche Unternehmen verstärkt auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und administrative, für den Geschäftsablauf unkritische Geschäftsprozesse fremd vergeben / outsourcen.Immer mehr Unternehmen gehen auch dazu über bislang als “strategisch“ angesehene Prozesse outzusourcen und machen damit gute Erfahrung. Welche Vorteile können deutsche Unternehmen durch Outsourcing erzielen und welche Risiken sind bei einem Outsourcing Vorhaben zu berücksichtigen?

Vorteile des Outsourcings:
  1. Kosteneinsparungen – Bei Auslagerung von Dienstleistungen innerhalb Deutschlands an spezialisierte Unternehmen lassen sich bereits Kosteneinsparungen von bis zu 25% erzielen, die auf den Einsatz günstigerer Ressourcen (z.T. andere Tarifverträge), geringere Infrastrukturkosten (z.B. Nutzung von Skaleneffekten beim Einkauf, die ein spezialisierter Anbieter besser nutzen kann) und modernere Technologie zurückzuführen sind. Im Falle einer Fremdvergabe an ein Niedriglohnland wie z.B. Indien, in denen die Stundenlöhne je nach Tätigkeit um bis zu 90% unter deutschem Niveau liegen, können diese Kostenvorteile weitaus größer ausfallen.
  2. Technologie – Spezialisierte Outsourcing Anbieter haben meist eigens entwickelte Systeme, optimierte Vorgehensweisen und Branchen Know-how. Durch das Outsourcing von Dienstleistungen kann dieses „Best Practice“ Wissen für das eigene Unternehmen erschlossen werden, ohne in teure Experten investieren zu müssen. Dadurch wird nicht nur die Prozesseffizienz und die Qualität der Dienstleistungen kontinuierlich verbessert – auch die langfristige Kostenstruktur kann durch führendes Know How optimiert werden.
  3. Flexibilität – Gerade Unternehmen, deren Geschäft starken saisonalen oder zyklischen Schwankungen unterworfen ist, oder Unternehmen, die sich in einer starken Wachstumsphase befinden können über Outsourcing auf einen erfahrenen Ressourcenpool zurückgreifen, der bei Bedarf bereit steht. In Zeiten geringer Auslastung kann die Kapazität so einfach und flexibel nach unten angepasst werden, ohne dass hierfür teure Mitarbeiterreduktionen notwendig werden.
  4. Spezialisierung / Fokussierung – Durch die Fremdvergabe von Dienstleistungen werden freie Management- und Mitarbeiterkapazitäten geschaffen, die woanders eingesetzt werden können. Insbesondere das Management kann sich in starken Wachstumsphasen auf die wichtigen strategischen Entscheidungen konzentrieren, während beispielsweise die administrativen Prozesse durch einen spezialisierten Outsourcing Partner geführt und automatisch an die Größe und die Erfordernisse des wachsenden Geschäftsvolumens anpasst werden. Somit können neue Märkte und Kundensegmente schneller erschlossen werden, da sich das Management auf die wesentlichen Fragestellungen fokussieren kann.
  5. Transparenz und neue Optionen – Durch Outsourcing erschließt sich das Unternehmen neue Handlungsoptionen, erhöht die Transparenz der Wertschöpfungskette und steigert somit die Leistungseffizienz. Fremdvergebene Dienstleistungen können einfach und regelmäßig hinsichtlich Qualität und Kosteneffizienz am Markt gebenchmarkt werden. Somit wird gewährleistet, dass Unternehmen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg zu wettbewerbsfähigen Konditionen und in der erforderlichen Qualität operieren können.
Risiken des Outsourcings:

Allerdings ist Outsourcing nicht die ideale Lösung für jedes Unternehmen und kann nicht immer einfach umgesetzt werden. In unserer jahrelangen Outsourcing- und Beratungserfahrung haben wir viele Fälle gesehen, in denen die Risiken des Outsourcing erheblich unterschätzt und übersehen wurden, so dass das erzielte Ergebnis den Erwartungen des Management nicht entsprach. Die relevantesten Risiken einer Outsourcing Strategie beinhalten:

  1. Schöngerechnete Business Cases – Die gesamten Kosten des Outsourcing werden häufig ungenügend berücksichtigt so werden z.B. oft nur die Kosten der Leistungserbringung berücksichtigt.
  2. Outsourcing Umfang zu groß – Meistens getrieben durch eine Top-Down Entscheidung oder Strategievorgabe, die andere Optionen nur ungenügend oder nicht berücksichtigt, wird zu viel outgesourct.
  3. Mangelnde Sorgfalt bei der Dienstleisterauswahl – Erst im Nachhinein wird festgestellt, dass wesentliche Qualitätsanforderungen nicht erfüllt werden können oder dem Dienstleister wichtige Fähigkeiten zur Leistungserbringung fehlen.
  4. Fehlendes Know-how zum effektiven Dienstleistermanagement – z.B. fehlende oder unzureichend spezifizierte Service Level Agreements und unzureichend besetzte „Liaison“ Manager, die für einzelne Dienstleisterbeziehungen zuständig sind
  5. Unterschätztes Ausmaß des erforderlichen Change Management
Zusammenfassung:

Mögliche Vorteile und Nachteile einer Outsourcing Strategie müssen also sorgfältig abgewogen werden, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ob Outsourcing für Ihr Unternehmen Mehrwert schaffen kann. Nach unserer Erfahrung überwiegen die Outsourcing Vorteile jedoch in den meisten Fällem die potentiellen Risiken und können im Falle des Outsourcings nach Indien zu Kosteneinsparungen von bis zu 50% führen. Potentielle Risiken können zudem effektiv gemanagt und minimiert werden, insbesondere wenn bei der Erstellung der Outsourcing Strategie mit qualifizierten, erfahrenen externen Outsourcing-Spezialisten zusammengearbeitet wird.

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